Объяснительная записка – это документ, подтверждающий объяснение солдата в военной службе о нарушении устава или правил внутреннего распорядка. Возникает необходимость написания такой записки в случае выявления нарушений, которые требуют объяснения и возможного применения военной дисциплинарной ответственности. Ниже представлен образец общей формы такой записки.
Что такое объяснительная записка и ее функции
Функции объяснительной записки:
- Пояснение ситуации — объяснительная записка дает возможность участникам армии детально описать произошедшее и привести дополнительные факты или доказательства, которые могут быть важными для разрешения конфликта или уточнения обстоятельств.
- Защита интересов — данная форма позволяет сотруднику армии представить свою точку зрения и защитить свои права.
- Формализация информации — благодаря объяснительным запискам информация о произошедшем фиксируется в письменной форме, что помогает сохранить ее и использовать в дальнейшем для анализа или учета.
- Деловая переписка — объяснительная записка используется в качестве средства коммуникации между различными службами и отделами армии или другими организациями.
Объяснительная записка в армии является важным инструментом, позволяющим сотрудникам выразить свою позицию, рассказать о происшедшем или предоставить дополнительную информацию. Она имеет различные функции, которые помогают в защите интересов сотрудника и формализации информации.
Как правильно оформить объяснительную записку?
1. Понять цель и содержание записки
Перед тем, как приступить к написанию объяснительной записки, необходимо четко определить ее цель и содержание. Записка должна содержать объяснение по поводу произошедшего инцидента или нарушения, а также вашу точку зрения на данную ситуацию.
2. Оформить записку в письменном виде
Объяснительная записка должна быть оформлена в письменном виде на чистом листе бумаги формата А4. Написание записки производится от руки с использованием чернил или гелевой ручки. Важно обратить внимание на разборчивость письма.
3. Структурировать записку
Записка должна иметь четкую структуру, состоящую из следующих элементов:
- Шапка записки: указание фамилии, имени и отчества, звания, воинской должности, места службы;
- Обращение к командиру или руководителю, которому предназначена записка;
- Описание события или нарушения, с указанием даты, времени и места происшествия;
- Пояснение причин и обстоятельств инцидента;
- Собственное объяснение по поводу произошедшего и вашу точку зрения на ситуацию;
- Просьба руководителю принять ваше объяснение во внимание.
4. Не использовать сокращений и неприличных выражений
Объяснительная записка должна быть составлена с соблюдением правил русского языка. Необходимо избегать использования сокращений, сленговых выражений и неприличной лексики. Документ должен быть грамотным и уважительным к адресату.
5. Подписать и указать дату
По завершении записки необходимо поставить свою подпись, а также указать дату ее написания. Подпись должна быть разборчивой и идентичной подписи в паспорте или других официальных документах.
Основные правила написания объяснительной записки
1. Краткость и ясность
Солдат должен быть кратким и четким в своих объяснениях. Записка должна содержать лишь необходимую информацию и выражать мысли ясно и понятно. Избегайте излишних подробностей и лишних слов, чтобы не усложнять восприятие записки.
2. Формат
Объяснительная записка должна иметь официальный формат и быть написана на официальном бланке. Используйте шрифт, без начертания текста, с одинаковым расстоянием между буквами. Начинайте записку со своего полного имени, должности и родившейся информации.
3. Исключение эмоций
При написании объяснительной записки не следует выражать эмоций или негодования. Постарайтесь подойти к написанию объективно и объяснить ситуацию без проявления собственных чувств или предвзятости.
4. Ответственность
В записке необходимо признать свою ответственность за нарушение и предложить варианты исправления ситуации. Проявите понимание и готовность к принятию наказания, если оно будет связано с нарушением, и предложите свои действия для исправления.
5. Грамматическая правильность
Обратите внимание на правильность грамматики и пунктуации. Грамматические ошибки могут негативно повлиять на восприятие вашей записки и способны вызывать дополнительные вопросы.
6. Подпись
Не забудьте подписать свою записку после написания. Поставьте дату и указание на вашу должность или звание. Это сделает вашу записку официальной и позволит другим членам команды принять ее к рассмотрению.
Соблюдение этих основных правил поможет вам составить объяснительную записку, которая будет эффективной и поможет солдату изложить свою точку зрения. Запомните, что написание объяснительной записки — это важная задача, требующая внимательности и ответственности от каждого солдата.
Как действовать при получении требования написания объяснительной записки
Когда вам в армии ставят задачу написать объяснительную записку, важно соблюдать определенные правила и порядок действий. Ниже представлены несколько шагов, которые помогут вам в этом процессе.
1. Прочитайте требование внимательно
Перед тем как приступить к написанию объяснительной записки, прочитайте требование к ней внимательно. Убедитесь, что вы понимаете, о чем именно должна быть записка и какие факты или события требуется объяснить.
2. Соберите необходимую информацию
Для составления объяснительной записки вам может потребоваться дополнительная информация. Соберите все необходимые документы, включая свидетельские показания, фотографии или другие доказательства, которые могут подтвердить вашу точку зрения или дать объяснение ситуации.
3. Структурируйте записку
Чтобы ваша записка была логичной и понятной, разделите ее на несколько частей. Начните с краткого введения, в котором указывается цель и основные факты. Затем перейдите к основной части, где детально объясните все обстоятельства и аргументируйте свои действия или решения. В заключении сделайте краткое подведение итогов и выразите надежду на положительное рассмотрение вашего объяснения.
4. Используйте четкий и лаконичный язык
При написании объяснительной записки используйте простой и понятный язык. Избегайте лишних деталей и длинных предложений. Фокусируйтесь на самом существенном и представляйте информацию лаконично и ясно.
5. Проведите проверку и исправления
После того, как напишете первый вариант записки, рекомендуется провести проверку и внести необходимые исправления. Проверьте правильность грамматики и пунктуации, а также удостоверьтесь, что ваше объяснение звучит убедительно и четко передает суть дела.
Важно помнить, что объяснительная записка является официальным документом, поэтому держите ее законной и профессиональной. При составлении записки постарайтесь быть объективным и представить факты без эмоций.
5 типичных ошибок при написании объяснительной записки
1. Неверное форматирование
Ошибка: Не соблюдение формальных требований к оформлению.
Корректно: Объяснительная записка должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами и требованиями. Она должна содержать заголовок, обращение к адресату, вступительную часть, основную часть (с указанием фактов или обстоятельств дела), заключительную часть и подпись. Убедитесь, что документ четко структурирован и отформатирован.
2. Отсутствие аргументации
Ошибка: Представление неосновательных или недостаточно обоснованных фактов.
Корректно: В объяснительной записке необходимо представить все факты и обстоятельства, которые подтверждают вашу позицию. Для этого можно использовать документы, свидетельские показания или любые другие доказательства, которые могут подтвердить ваши слова. Без аргументации ваша записка будет недостаточно убедительной.
3. Несоблюдение временных рамок
Ошибка: Отправка записки с задержкой или без учета установленных сроков.
Корректно: Следует соблюдать установленные сроки предоставления объяснительной записки. Если вам нужно время для подготовки документа, убедитесь, что вы попросили дополнительное время у компетентного лица. При отправке записки важно учитывать, что сроки могут варьироваться в зависимости от обстоятельств, поэтому лучше отправлять ее заранее.
4. Отсутствие четкости и ясности
Ошибка: Использование сложных и непонятных фраз, отсутствие логической структуры в записке.
Корректно: Ваша записка должна быть написана ясно и точно. Используйте простые и понятные фразы. Давайте четкую логическую структуру вашему документу, чтобы каждый аспект вашей аргументации был понятным и легко следовал из текста.
5. Использование эмоционального тона
Ошибка: Использование агрессивного или обидчивого тона.
Корректно: Эмоциональность несовместима с объективностью и формальностью документа. Ваша записка должна быть аргументированной и профессиональной. Избегайте использования агрессивных или обидчивых комментариев, так как это может негативно повлиять на восприятие вашей записки.
Примеры правильно оформленных объяснительных записок
Пример 1: Объяснительная записка о пропуске тренировки
Официальному командиру войсковой части №123
Разрешите обратиться к Вам с объяснительной запиской о пропуске тренировки, которая состоялась 25 мая. Хочу объяснить причины своего отсутствия и попросить принять соответствующие меры.
- Дата пропуска: 25 мая.
- Причина пропуска: острое заболевание.
- Длительность болезни: с 23 по 26 мая.
- Предоставленные документы: справка из поликлиники.
В связи со здоровьем я не был в состоянии принять участие в тренировке в указанный день. Прилагаю справку из поликлиники, подтверждающую, что я действительно находился под медицинским наблюдением в указанный период времени.
Прошу принять мои извинения за отсутствие и принять меры согласно установленным правилам.
Пример 2: Объяснительная записка о пропуске служебного мероприятия
Руководителю отдела кадров войсковой части №456
Обратнось к Вам с просьбой рассмотреть мою объяснительную записку о пропуске служебного мероприятия, прошедшего 10 июня. Я бы хотел предоставить информацию и причины своего отсутствия.
- Дата пропуска: 10 июня.
- Причина пропуска: семейные обстоятельства.
- Обстоятельства: открытие предпринимательского дела моей супруги.
- Предоставленные документы: копия учредительного договора.
В указанный день я не мог присутствовать на служебном мероприятии, так как моя супруга открыла свое собственное дело, и я должен был оказать ей необходимую поддержку. Прилагаю копию учредительного договора, подтверждающего открытие предпринимательского дела.
Прошу принять во внимание указанную информацию и рассмотреть возможность проведения замены моей личности на другом служебном мероприятии.
Требования к написанию объяснительной записки в армии
При написании объяснительной записки необходимо учесть следующие требования:
- Четкость и ясность — записка должна быть написана четко, понятно и логично. Все факты должны быть изложены в хронологическом порядке, без лишних деталей.
- Краткость и ёмкость — записка должна быть краткой и содержать только самую существенную информацию. Лишние объяснения и развернутые описания могут вызвать недоверие.
- Формальность и официальность — записка должна быть написана в строгом официальном стиле. Не следует использовать жаргонизмы, сокращения или нецензурные выражения.
- Проверка орфографии и пунктуации — перед отправкой записки необходимо внимательно проверить текст на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Пропуски или неверно расставленные знаки препинания могут негативно повлиять на восприятие записки.
Армия — место строгой службы и дисциплины. Правильное написание объяснительной записки является проявлением служебной ответственности и уважения к командованию. При соблюдении вышеперечисленных требований, возможность принятия объяснительной записки во внимание значительно повысится.